Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Papierrechnung oder einer einfachen PDF-Rechnung enthält die E-Rechnung maschinenlesbare Daten, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. In Deutschland werden die Formate ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) und XRechnung häufig verwendet, die der geforderten europäische Norm 16931 entsprechen.
Wer ist von der E-Rechnung Pflicht betroffen?
Die E-Rechnung Pflicht betrifft alle Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind; also Leistungen oder Lieferung an andere Unternehmen erbringen. Da der Begriff „Unternehmen“ an den umsatzsteuerlichen Begriff anknüpft, sind auch Vermieter als Unternehmer einzustufen. Dies bedeutet, dass jede Rechnung, die zwischen Unternehmen ausgestellt wird, ab 2025 elektronisch im vorgeschriebenen Format versendet werden muss. Auch öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren und zu verarbeiten.
Wie sieht eine E-Rechnung aus?
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die in einem XML-Format vorliegen. Diese Daten umfassen alle relevanten Informationen einer herkömmlichen Rechnung, wie zum Beispiel Rechnungsnummer, Datum, Lieferantendaten, Empfängerdaten, Positionen und Beträge, jedoch in einer maschinenlesbaren Form.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Rechnungen im PDF-Format, genauso wie auf Papier übermittelt, werden unter dem neuen Begriff „sonstige Rechnung“ zusammengefasst. Eine PDF-Rechnung ist also keine E-Rechnung.
Ab wann ist die E-Rechnung Pflicht und gibt es Ausnahmen?
Die E-Rechnung Pflicht tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Bis Ende 2027 gibt es für kleine Unternehmen Übergangsregelungen für den verpflichtenden Versand von E-Rechnungen. So können zum Beispiel Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) bis maximal 250 EUR und Fahrausweise (§ 34 UStDV) weiterhin als “sonstige Rechnung” übermittelt werden.
Sie sollten sich frühzeitig informieren, ob sie von diesen Übergangsregelungen betroffen sind und weiterhin Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format verwenden dürfen oder ob sie schon auf elektronische Rechnungsstellung umstellen müssen.
Wie können Unternehmen E-Rechnungen empfangen?
Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Hierfür gibt es keine Übergangsvorschriften. Jedes Unternehmen benötigt eine Software, die das entsprechende XML-Format verarbeiten kann. Darüber hinaus sind die elektronisch empfangenen Rechnungen revisionssicher zu archivieren.
Wie können sich Unternehmen auf die E-Rechnung Pflicht vorbereiten?
Um den Übergang zur E-Rechnung reibungslos zu gestalten, sollten Unternehmen folgende Schritte unternehmen:
- Technische Infrastruktur prüfen und anpassen: Überprüfen Sie, ob Ihre bestehende Software die Erstellung und den Empfang von E-Rechnungen unterstützt.
- Schulung der Mitarbeiter: Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Anforderungen und Prozesse im Umgang mit E-Rechnungen.
- Anpassung der internen Prozesse: Passen Sie Ihre internen Prozesse an, um die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen zu ermöglichen.
- Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Ihre Geschäftspartner über die bevorstehende Umstellung und stellen Sie sicher, dass auch sie auf die E-Rechnung vorbereitet sind.
- Rechtliche Anforderungen prüfen: Stellen Sie sicher, dass Sie alle rechtlichen Anforderungen und Standards für E-Rechnungen einhalten.
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Bleiben Sie informiert und setzen Sie die notwendigen Maßnahmen rechtzeitig um, um von den zahlreichen Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren und gesetzkonform zu agieren.
