Gesetzliche Grundlagen zu Aufbewahrungsfristen
Sowohl das Handels- als auch das Steuerrecht verpflichten Unternehmen zur Einhaltung bestimmter Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Daten. Maßgeblich sind dabei:
- § 257 Handelsgesetzbuch (HGB)
- § 147 Abgabenordnung (AO)
- Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD)
Diese Vorschriften betreffen sowohl physische als auch elektronische Dokumente. Wichtig ist, dass elektronische Daten im ursprünglichen Format innerhalb der Fristen abrufbar bleiben und nicht allein in Papierform archiviert werden dürfen.
Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen im Überblick
Die Dauer der Aufbewahrungspflicht hängt von der Art der Dokumente ab:
- 10 Jahre: z.B. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse
- 8 Jahre: z.B. Buchungsbelege (neue Regelung ab 2025, zuvor 10 Jahre)
- 6 Jahre: z.B. Empfangene und abgesandte Handelsbriefe
Wichtig: Die Frist beginnt jeweils zum Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte relevante Buchung vorgenommen oder das Dokument erstellt wurde. So endet beispielsweise die Aufbewahrungsfrist für einen Jahresabschluss für 2014, der in 2015 erstellt wurde, am 31. Dezember 2025.
Neue Regelung durch das vierte Bürokratieentlastungsgesetz
Mit dem am 1. Januar 2025 in Kraft tretenden vierten Bürokratieentlastungsgesetz wird die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von bislang 10 auf 8 Jahre verkürzt. Diese Erleichterung gilt für alle Buchungsbelege, deren bisherige 10-Jahres-Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen ist.
Zusätzlich wurde die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen gemäß § 14b Abs. 1 S. 1 UStG an die neue Frist angepasst. Das bedeutet, dass auch Rechnungen nun kürzer aufbewahrt werden dürfen.
Wann können Unterlagen dennoch nicht vernichtet werden?
Trotz der grundsätzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es Situationen, in denen Dokumente länger aufgehoben werden müssen:
- Offene Steuerverfahren oder Betriebsprüfungen: Falls eine Betriebsprüfung angekündigt oder ein Steuerverfahren noch nicht abgeschlossen ist, müssen die relevanten Unterlagen weiterhin archiviert werden.
- Verjährungsfristen: Steuerrechtliche Ansprüche können länger bestehen bleiben, wodurch eine Verlängerung der Aufbewahrungspflicht erforderlich wird.
Fazit: Jetzt überprüfen und Platz schaffen!
Durch die neuen Regelungen können Unternehmen bereits ab dem 1. Januar 2025 zahlreiche Dokumente entsorgen. Insbesondere durch die Verkürzung der Frist für Buchungsbelege und Rechnungen auf acht Jahre entfällt ein erheblicher Teil der bisherigen Archivierungspflichten. Dennoch sollte sorgfältig geprüft werden, ob es steuerliche oder rechtliche Gründe für eine längere Aufbewahrung gibt.
Nutzen Sie den Frühjahrsputz, um Ihre Unterlagen zu sichten und Platz für die Zukunft zu schaffen!
